Documentation — Spectalya

1 Premiers pas

Connexion & profil

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Disponible sur l'App Store (iOS) et Google Play (Android), sur smartphones et tablettes.

Se connecter

Choisissez la langue de l'interface en haut de l'écran, puis saisissez votre e-mail et votre mot de passe. Pas encore de compte ? Touchez « S'inscrire ». La session reste active entre les ouvertures.

Découvrir votre profil

L'onglet Profil regroupe votre abonnement et sa consommation (dossiers, transcriptions), les paramètres du rapport, la langue de l'interface et celle de la dictée, ainsi que le support. Le nom de l'expert et les signatures se règlent dans chaque dossier.

Sur le terrain : Vos dossiers sont enregistrés localement sur l'appareil : vous pouvez travailler sans réseau. Seules la transcription IA et l'export nécessitent une connexion.

2 Préparation

Préparer votre bibliothèque

Avant la première visite, vérifiez les modèles, grilles tarifaires et textes légaux qui alimenteront vos dossiers.

Modèles de bien

Appartement, maison, studio… Chaque modèle préremplit pièces et éléments. Adaptez-le ou créez le vôtre avec « Créer un modèle ».

Grilles tarifaires

Les postes et prix unitaires utilisés pour chiffrer les dégâts locatifs. Adaptez-les à vos conventions.

Textes légaux

Gérez vos textes juridiques dans l'onglet Légal, puis choisissez ceux à joindre au rapport via l'étape « Documents légaux » du dossier.

Mettre à jour la bibliothèque

L'icône nuage récupère les derniers modèles et grilles mis à votre disposition.

Langue : Chaque modèle porte une langue (FR, NL, EN) : choisissez celui qui correspond à la langue de votre rapport.

3 Dossier

Créer un dossier d'inspection

Créez le dossier, puis laissez-vous guider par ses étapes : de la saisie des détails jusqu'à la prévisualisation du rapport.

Nouveau dossier

Depuis l'accueil, touchez « Nouveau dossier » puis renseignez la référence, le type de dossier (état des lieux d'entrée, de sortie, constat, expertise…), le type de bien, l'adresse, la date, l'heure et la durée. Activez « Inventaire mobilier » si le bien est meublé, puis « Enregistrer ».

Les étapes du dossier

L'icône en haut à droite ouvre les étapes : Détails, Documents légaux, Appliquer un modèle, Inspection, Transcription en masse, Édition des transcriptions, Chiffrage des dégâts, Signatures, Prévisualisation. Chaque étape affiche son état.

Renseigner l'adresse

Saisie assistée par Google Places pour une auto-complétion précise. La géolocalisation GPS est également disponible.

Ajouter les parties

Onglet Parties : propriétaire, locataire, mandataire ou tout rôle personnalisé, avec leurs coordonnées. Complétez l'onglet Bail & EDLE si nécessaire.

Date, langue et expert

Onglet Détails : date, heure et durée de la visite, langue du rapport (FR, NL, EN) et nom de l'expert repris en page de garde et dans les documents légaux.

Choisir un modèle

Étape « Appliquer un modèle » : chargez un modèle (appartement, maison, studio…) pour préremplir pièces et éléments.

Retrouver vos dossiers

L'onglet Dossiers affiche vos missions dans un calendrier (semaine ou mois), avec recherche et filtres.

Identifiant personnalisé : Attribuez une référence interne à chaque dossier (n° de contrat, n° de mandat…) visible sur la fiche et dans le rapport.

4 Structure

Gérer les éléments du bien

Organisez le bien en pièces et sous-éléments pour une inspection méthodique et un rapport structuré.

Structure arborescente

Étape « Inspection » : vue hiérarchique des pièces et éléments (ex. Séjour → Sols, Murs, Plafonds).

Ajouter et renommer

Ajoutez librement pièces et éléments. Renommez-les à tout moment. Réorganisez par glisser-déposer.

Saisir une description

Rédigez librement votre constat pour chaque élément (état, matière, couleur). Supporte la dictée vocale.

Modèles personnalisés

Créez et sauvegardez vos propres structures dans la bibliothèque. Réutilisez-les sur tous vos futurs dossiers.

Suivre l'avancement

Activez « Terminé » sur chaque élément une fois inspecté : la barre de progression du dossier indique ce qu'il reste à faire.

5 Médias

Photos, audio & documents

Documentez chaque élément avec photos, enregistrements vocaux et documents numérisés, le tout attaché au bon endroit.

Prendre des photos

Depuis un élément, touchez Photos dans la barre du bas pour prendre plusieurs clichés d'affilée ou importer depuis la galerie.

Capture multi-photos

Photographiez plusieurs éléments consécutivement sans quitter la caméra. Photos associées automatiquement à chaque élément.

Enregistrer un commentaire audio

Appuyez sur le micro pour dicter votre constat. La forme d'onde s'affiche en temps réel. Sauvegardé localement.

Joindre des documents

Numérisez ou importez inventaires, PV, attestations. Scanner intégré disponible sur les appareils compatibles.

Qualité & compression : Les photos sont compressées automatiquement pour équilibrer qualité et poids du PDF final. Paramétrable dans les réglages du rapport.

6 Intelligence Artificielle

Transcription IA & relecture

Dictez vos constats sur le terrain : Spectalya les convertit en texte, puis vous relisez et mettez en forme avant le rapport.

Comment ça fonctionne

Chaque note audio est transcrite par un moteur de reconnaissance vocale OpenAI de dernière génération, enrichi d'un vocabulaire métier (matériaux, équipements, marques).

Multilingue & caractères spéciaux

Français, néerlandais, anglais, avec accents et caractères spéciaux (é, è, ë, ç, ô, ü…). Par défaut, la langue de dictée suit celle du rapport ; vous pouvez la changer dans le Profil.

Transcription en masse

Étape « Transcription en masse » : cochez les audios à traiter (recherche disponible), puis « Démarrer la transcription ». Les compteurs indiquent ce qui reste à transcrire.

Réviser et corriger

Le texte apparaît sous la note audio ; touchez le crayon pour le corriger.

Édition des transcriptions

Étape dédiée pour relire tous les textes du dossier, champ par champ, avec une barre de mise en forme (titres, listes, gras) avant la génération du rapport.

Connexion requise : La transcription IA nécessite une connexion internet. Si vous êtes hors ligne, les enregistrements sont conservés et peuvent être transcrits plus tard.

Transcription OpenAI + vocabulaire métier

7 Dégâts locatifs

Chiffrer les dégâts locatifs

Valorisez chaque dégradation constatée : les totaux HTVA, TVA et TVAC sont calculés automatiquement.

Choisir la grille

La grille active s'affiche en haut de l'écran (ex. convention d'expertise). Touchez « Changer » pour en sélectionner une autre.

Ajouter depuis la grille

Sélectionnez un poste : libellé, catégorie, prix unitaire et TVA sont repris ; il ne reste qu'à ajuster la quantité.

Saisie libre

Pour un poste hors grille, saisissez librement libellé, quantité, prix unitaire et taux de TVA.

Totaux automatiques

Total HTVA, montant TVA et total TVAC sont recalculés à chaque modification et repris dans le rapport PDF.

8 Rapport

Aperçu & génération du rapport PDF

Prévisualisez le rapport en temps réel et générez un PDF professionnel, signé, dans la langue de votre choix.

Aperçu en temps réel

Onglet PDF : visualisez le rapport tel qu'il sera produit. Onglet Éditer : ajustez les textes sans quitter l'aperçu.

Langue du rapport

La langue choisie dans les détails du dossier (FR, NL, EN) s'applique à tous les en-têtes, étiquettes et sections du rapport.

Signatures

Étape « Signatures » : chaque partie signe du doigt, document par document (ex. lettre de mission). Les cas « Refus de signature » et « Signataire absent » peuvent être indiqués. Les signatures sont intégrées au rapport PDF.

Paramètres du rapport

Qualité photos, taille des vignettes, échelle de rendu, inclusion des éléments sans observation.

Imprimer ou partager

Depuis l'aperçu, imprimez le rapport ou exportez-le en PDF via le partage de votre appareil.

9 Clôture

Clôturer et exporter le dossier

Vérifiez que le dossier est complet, puis envoyez rapport et médias vers vos destinations en un geste.

Lancer l'export

Configurez vos destinations dans l'onglet Connecteurs, puis lancez l'export depuis le dossier. La compilation et l'envoi se font en arrière-plan.

Contenu de l'export

Rapport PDF, photos haute résolution, fichiers audio, documents numérisés, fichier JSON de données structurées.

Contrôle avant clôture

Avant la clôture, Spectalya contrôle parties, structure du rapport, photos, descriptions, transcriptions et signatures. Chaque point est validé (vert), bloquant (rouge) ou en avertissement (orange), avec la liste des éléments concernés ; la flèche mène à l'étape à corriger. Attention : un audio non transcrit n'apparaît pas dans le rapport. Tant qu'un point bloquant subsiste, la clôture est verrouillée ; « Forcer la clôture » reste possible après confirmation.

Connecteurs disponibles

📁

ZIP

Archive téléchargeable

📦

Dropbox

Synchronisation automatique

🟢

Google Drive

Stockage Google

🗂️

FTP / SFTP

Serveur FTP / SFTP

☁️

Amazon S3

Stockage cloud AWS

Multi-connecteurs : Configurez plusieurs connecteurs simultanément. Chaque export est envoyé vers toutes les destinations activées en parallèle.

Votre première mission, pas à pas