Documentatie — Spectalya

1 Aan de slag

Inloggen & profiel

Download de app, log in en ontdek uw omgeving in enkele minuten.

De app downloaden

Beschikbaar in de App Store (iOS) en Google Play (Android), op smartphones en tablets.

Inloggen

Kies de interfacetaal bovenaan het scherm en voer daarna uw e-mailadres en wachtwoord in. Nog geen account? Tik op « Registreren ». Uw sessie blijft actief tussen app-opens.

Uw profiel ontdekken

Het tabblad Profiel bundelt uw abonnement en verbruik (dossiers, transcripties), de rapportinstellingen, de interface- en dicteertaal en de support. De naam van de expert en de handtekeningen stelt u per dossier in.

Op het terrein: Uw dossiers worden lokaal op het toestel opgeslagen: u kunt zonder netwerk werken. Alleen AI-transcriptie en export vereisen een verbinding.

2 Voorbereiding

Uw bibliotheek voorbereiden

Controleer vóór het eerste bezoek de modellen, prijsroosters en juridische teksten die uw dossiers voeden.

Modellen per pand

Appartement, huis, studio… Elk model vult ruimtes en elementen vooraf in. Pas het aan of maak uw eigen via « Model aanmaken ».

Prijsroosters

De posten en eenheidsprijzen voor de schatting van huurschade. Pas ze aan uw overeenkomsten aan.

Juridische teksten

Beheer uw juridische teksten in het tabblad Juridisch en kies daarna welke u bij het rapport voegt via de stap « Juridische documenten » van het dossier.

Bibliotheek bijwerken

Via « Synchroniseren » en het tabblad Catalogi haalt u de nieuwste modellen en prijsroosters op die voor u beschikbaar zijn.

Taal: Elk model heeft een taal (FR, NL, EN): kies het model dat overeenkomt met de taal van uw rapport.

3 Dossier

Een inspectieopdracht aanmaken

Maak het dossier aan en laat u leiden door de stappen: van de details tot het voorbeeld van het rapport.

Nieuw dossier

Tik op het startscherm op « Nieuw dossier » en vul de referentie, het type dossier (intrede, uittrede, vaststelling, expertise…), het type vastgoed, het adres, de datum, het uur en de duur in. Zet « Inventaris meubilair » aan als het pand gemeubeld is en tik op « Opslaan ».

De stappen van het dossier

Het pictogram rechtsboven opent de stappen: Dossierdetails, Juridische documenten, Model toepassen, Inspection, Bulk Transcriptie, Transcripties bewerken, Schadebegroting, Handtekeningen, Voorbeeld. Elke stap toont zijn status.

Het adres invoeren

Google Places automatisch aanvullen voor nauwkeurige adresinvoer. GPS-locatie is ook beschikbaar.

Partijen toevoegen

Tabblad Partijen: eigenaar, huurder, lasthebber of een aangepaste rol, met hun gegevens. Vul indien nodig het tabblad Huur & PV aan.

Datum, taal en expert

Tabblad Details: datum, uur en duur van het bezoek, rapporttaal (FR, NL, EN) en naam van de expert op het voorblad en in de juridische documenten.

Een model kiezen

Stap « Model toepassen »: laad een model (appartement, huis, studio…) om ruimtes en elementen vooraf in te vullen.

Uw dossiers terugvinden

Het tabblad Dossiers toont uw opdrachten in een kalender (week of maand), met zoekfunctie en filters.

Aangepaste ID: Wijs elke opdracht een interne referentie toe (contractnummer, mandaatnummer…) zichtbaar op de fiche en in het rapport.

4 Structuur

Elementen van het pand beheren

Organiseer het pand in ruimtes en sub-elementen voor een methodische inspectie en gestructureerd rapport.

Boomstructuur

Stap « Inspection »: hiërarchische weergave van ruimtes en elementen (bv. Woonkamer → Vloeren, Muren, Plafonds).

Toevoegen en hernoemen

Voeg ruimtes en elementen vrij toe. Hernoem ze op elk moment. Herorden via slepen en neerzetten.

Een beschrijving invoeren

Schrijf uw bevindingen vrij voor elk element (staat, materiaal, kleur). Spraakdictatie ondersteund.

Eigen modellen

Maak uw eigen structuren aan en sla ze op in de bibliotheek. Hergebruik ze in seconden.

Voortgang opvolgen

Zet « Afgewerkt » aan op elk geïnspecteerd element: de voortgangsbalk van het dossier toont wat nog moet gebeuren.

5 Media

Foto's, audio & documenten

Documenteer elk element met foto's, gesproken opnames en gescande documenten, allemaal op de juiste plaats gekoppeld.

Foto's nemen

Tik in een element op Foto's in de onderste balk om meerdere foto's na elkaar te nemen of te importeren uit de galerij.

Multi-foto-opname

Fotografeer meerdere elementen na elkaar zonder de camera te verlaten. Foto's automatisch aan elk element gekoppeld.

Een audioreactie opnemen

Tik op de microfoon om uw constatering te dicteren. Golfvorm in real-time. Lokaal opgeslagen.

Documenten bijvoegen

Scan of importeer inventarissen, PV's, attesten. Ingebouwde scanner beschikbaar op compatibele apparaten.

Kwaliteit & compressie: Foto's worden automatisch gecomprimeerd voor een goede balans tussen kwaliteit en PDF-bestandsgrootte. Instelbaar in de rapportinstellingen.

6 Kunstmatige Intelligentie

AI-transcriptie & nalezing

Dicteer uw vaststellingen op het terrein: Spectalya zet ze om in tekst, daarna leest u na en maakt u op vóór het rapport.

Hoe het werkt

Elke audionotitie wordt getranscribeerd door een recente OpenAI-spraakherkenningsengine, aangevuld met vakwoordenschat (materialen, uitrusting, merken).

Meertalig & speciale tekens

Frans, Nederlands, Engels, met accenten en speciale tekens (é, è, ë, ç, ô, ü…). Standaard volgt de dicteertaal de rapporttaal; u kunt ze wijzigen in het Profiel.

Bulk Transcriptie

Stap « Bulk Transcriptie »: vink de te verwerken audio aan (zoekfunctie beschikbaar) en tik op « Start Transcriptie ». De tellers tonen wat nog getranscribeerd moet worden.

Nakijken en corrigeren

De tekst verschijnt onder de audionotitie; tik op het potlood om te corrigeren.

Transcripties bewerken

Aparte stap om alle teksten van het dossier veld per veld na te lezen, met een opmaakbalk (titels, lijsten, vet) vóór het genereren van het rapport.

Internetverbinding vereist: AI-transcriptie vereist een internetverbinding. Als u offline bent, worden de opnames bewaard en kunnen later worden getranscribeerd.

OpenAI-transcriptie + vakwoordenschat

7 Huurschade

Huurschade begroten

Waardeer elke vastgestelde beschadiging: totalen excl. btw, btw en incl. btw worden automatisch berekend.

Het prijsrooster kiezen

Het actieve rooster verschijnt bovenaan (bv. expertiseovereenkomst). Tik op « Wijzigen » om een andere te kiezen.

Vanuit rooster

Kies een post: omschrijving, categorie, eenheidsprijs en btw worden overgenomen; u past enkel de hoeveelheid aan.

Handmatig

Via « Handmatig » voert u voor een post buiten het rooster vrij omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en btw-tarief in.

Automatische totalen

Totaal excl. btw, btw-bedrag en totaal incl. btw worden bij elke wijziging herberekend en opgenomen in het PDF-rapport.

8 Rapport

Voorbeeld & PDF-rapport genereren

Bekijk het rapport in real-time en genereer een professionele, ondertekende PDF in de taal van uw keuze.

Realtime voorbeeld

Tabblad PDF: bekijk het rapport zoals het wordt aangemaakt. Tabblad Bewerken: pas de teksten aan zonder het voorbeeld te verlaten.

Rapporttaal

De taal gekozen in de dossierdetails (FR, NL, EN) geldt voor alle koppen, labels en secties van het rapport.

Handtekeningen

Stap « Handtekeningen »: elke partij tekent met de vinger, document per document (bv. opdrachtbrief). « Handtekening geweigerd » en « Ondertekenaar afwezig » kunnen worden aangeduid. De handtekeningen worden in het PDF-rapport opgenomen.

Rapportinstellingen

Fotokwaliteit, miniatuurgrootte, renderingschaal, opname van elementen zonder opmerkingen.

Afdrukken of delen

Druk het rapport af vanuit het voorbeeld of exporteer het als PDF via de deelfunctie van uw toestel.

9 Afsluiting

Het dossier afsluiten en exporteren

Controleer of het dossier volledig is en verstuur daarna rapport en media in één beweging naar uw bestemmingen.

Export starten

Stel uw bestemmingen in via het tabblad Connectors en start de export vanuit het dossier. Samenstellen en verzenden gebeuren op de achtergrond.

Inhoud van de export

PDF-rapport, foto's in hoge resolutie, audiobestanden, gescande documenten, gestructureerd JSON-bestand.

Controle vóór afsluiting

Vóór de afsluiting controleert Spectalya partijen, rapportstructuur, foto's, beschrijvingen, transcripties en handtekeningen. Elk punt is gevalideerd (groen), blokkerend (rood) of een waarschuwing (oranje), met de lijst van betrokken elementen; de pijl brengt u naar de stap om te corrigeren. Let op: een niet-getranscribeerde audio verschijnt niet in het rapport. Zolang er een blokkerend punt is, blijft de afsluiting vergrendeld; « Afsluiten forceren » blijft mogelijk na bevestiging.

Beschikbare connectoren

📁

ZIP

Downloadbaar archief

📦

Dropbox

Automatische synchronisatie

🟢

Google Drive

Google-opslag

🗂️

FTP / SFTP

FTP- / SFTP-server

☁️

Amazon S3

AWS cloudopslag

Multi-connectoren: Configureer meerdere connectoren tegelijk. Elke export wordt parallel naar alle ingeschakelde bestemmingen verzonden.

Uw eerste opdracht, stap voor stap